Préparer le changement
Le transfert se prépare avant la fin de la collaboration avec la fiduciaire actuelle. Quatre éléments doivent être clarifiés dès le départ :
- La période de changement : un transfert est plus simple au début d’un exercice comptable.
- Les travaux en cours : décomptes TVA ou sociaux non déposés, salaires du mois en cours, bouclement non terminé.
- Le format des données : logiciel utilisé, possibilité d’export, historique à reprendre.
- L’état réel du dossier : périodes complètes, incomplètes ou en retard.
Un état des lieux réalisé avant le transfert évite la mauvaise surprise de découvrir des mois non saisis une fois la reprise commencée.
Documents à récupérer
- Derniers comptes annuels et décision d’approbation.
- Balance de clôture et soldes d’ouverture de l’exercice en cours.
- Journaux comptables de la période écoulée.
- Décomptes TVA déposés et confirmations de réception.
- Décomptes AVS et documents d’assurances sociales.
- Journal de paie, contrats de travail et attestations de salaire.
- Inventaire des immobilisations, des stocks et des provisions.
- Correspondances importantes avec les administrations.
Ces documents appartiennent à l’entreprise : il est normal de les demander sous forme exploitable, en particulier pour les données comptables informatiques.
Calendrier du transfert
- Semaine 1 : état des lieux avec la nouvelle fiduciaire et devis de reprise.
- Semaine 2 à 3 : information de la fiduciaire actuelle et demande des documents de clôture.
- Semaine 3 à 5 : récupération des données, contrôle des soldes d’ouverture et rapprochements bancaires.
- Semaine 5 à 8 : démarrage du suivi courant, calendrier des échéances et dépôt des pièces en cours.
- Ensuite : traitement des travaux de rattrapage éventuels, dans le périmètre convenu.
Points de vigilance et risques
- Échéances en cours : un décompte TVA ou un décompte social ne doit jamais rester sans responsable pendant la transition.
- Salaires du mois : le cycle de paie doit être repris sans interruption, avec les variables du mois en cours.
- Soldes d’ouverture : toute différence entre les comptes repris et les comptes annuels doit être expliquée et documentée.
- Accès et droits : les accès au logiciel comptable et aux documents doivent être transférés proprement.
- Confidentialité : les documents de transfert circulent uniquement par des canaux sécurisés.
Un transfert réussi se reconnaît à un signe simple : aucune échéance n’est manquée et aucune période comptable ne reste ouverte sans responsable identifié.
Ce que coûte une reprise
La reprise de comptabilité est une prestation ponctuelle, facturée séparément du forfait mensuel. Son montant dépend de trois éléments :
- Le volume de pièces à reprendre.
- Le retard éventuel et le travail de remise en ordre nécessaire.
- Le format des données transmises et la facilité du transfert.
Chez LA FIDUCIAIRE, la reprise de comptabilité fait l’objet d’un devis précis après analyse du dossier, puis le suivi courant démarre au forfait convenu.
Note de vérification : les délais indicatifs de ce guide sont des repères de planification et doivent être adaptés à votre situation et aux disponibilités des parties. Ce contenu ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé.